Sem tempo para planejar, gastando para refazer! Você está assim?

Certa vez escutei a seguinte frase em um vídeo: “O empresário brasileiro nunca tem tempo para planejar, mas sempre tem dinheiro para refazer”. Esse pensamento é difícil de digerir inicialmente, mas com tempo percebemos que de fato em vários momentos somos muito mais executores do que planejadores. Talvez não na totalidade, mas em algum ponto acabamos negligenciando números em detrimento da necessidade de crescer ou sustentar o negócio, aí começam as ciladas do sucesso.

Outro vilão nesse sentido pode ser o próprio planejamento, não o planejamento em si, mas o “evento” planejamento, o método. Isso pois paramos uma vez ao ano, nos debruçamos sobre as análises de ameaças, oportunidades, fazemos o melhor SWOT possível, criamos as matrizes BCG, o famoso PDCA, o BSC e por aí vai. Engajamos todo o time, garantimos o alinhamento do propósito, damos então a melhor largada possível e nos esquecemos dos check-points durante a maratona.

Sim, maratona, não Sprint. Gosto dessa analogia pois é sabido que os melhores resultados de maratonas estão com aqueles que conseguem manter um ritmo com constância, aceleram nos momentos certos e guardam energia também nos pontos estratégicos. Nesse sentido, precisamos aprender que o planejamento não é um evento, mas sim um ponto de referência para a execução. E ele só termina quando a execução termina também, quando você consegue analisar o resultado e iniciar um novo planejamento para uma nova missão.

Não adianta ganhar a batalha e perder a guerra

Falando em missão, imagine se em uma guerra os generais criassem uma estratégia e nunca a revisitassem no campo de batalha. Imagine o custo de colocar sua tropa em um lugar errado que já havia sido tomado pelo inimigo, e não perceber a tempo. Quantas vidas perderia? Quanto poder de ataque seria abatido? Quanto teria que investir para retomar essa posição, adicionando mais e mais soldados…?

Nos negócios não é diferente. Quantas vezes o custo aumenta por não planejar? O retrabalho gera despesas e custos maiores que os esperados. Ou pior: como não planejou, o empresário nem percebe que está gastando mais do que podia em determinada conta.

Baseado nesse cenário, é extremamente importante planejar, criar referências, mas tão importante quanto, é revisar sempre. É tomar decisões sabendo como elas impactam no seu planejamento inicial e descobrir quanto e quando esse planejamento precisa mudar para cumprir os objetivos. Para isso, também é necessário ter claro quais áreas cuidar.

Outro ponto que vejo de atrito é que, às vezes, o empresário olha apenas para o financeiro, mas esquece do comercial. Ou olha para o comercial e esquece do fiscal, do estoque e outras áreas, quando na verdade o segredo é o equilíbrio entre as áreas e fazer com que as ações e resultados de uma impactem direta e positivamente na outra.

Equalização das variáveis – A cultura do Progresso e Ordem:

O e-commerce é um dos mercados mais ágeis que existem, se não o mais ágil. As mudanças são constantes, existem nuances em datas especiais, inúmeros tipos de clientes, desafios gigantes de logística, riscos e custos tributários altos e um ecossistema gigantesco de empresas e ferramentas para garantir a fluidez do negócio.

Em contrapartida, é a modalidade que mais cresce e dá oportunidade para as menores brigarem com as maiores, já que carregam menos “peso”. Para isso tem que existir a estratégia certa. Ela pode ser até mesmo a estratégia de usar o grande para atrair o cliente e ainda sim gerar resultado, como no caso das vendas em marketplaces, onde diferente do que alguns dizem, é possível sim ganhar dinheiro. É possível até reduzir o seu custo de aquisição de cliente, quando você vendeu lá primeiro e depois gerou uma recompra em sua loja virtual.

Saiba mais: Planejamento da Black Friday: venda não é tudo; o foco deve ser a rentabilidade

Para equalizar essas ameaças ou dificuldades com as oportunidades que esse mercado oferece, uma boa prática é criar uma cultura de ser norteado dia a dia pelo planejamento, e utilizar modelos mais atuais para o monitoramento disso, como OKRs por exemplo. Se não conhece, sugiro buscar informações, fazer revisões para cada estratégia, para cada área, acompanhar resultados por objetivo. Espaços de tempo como semana e quarter podem te dar a visibilidade necessária. Sempre olhe para todas as áreas a fim de garantir que tudo está no caminho, e quando necessário, priorize ou redirecione uma ação.

Repare que a ação é sempre necessária. Não caia também na tentação de planejar, planejar, e nunca executar. Lembre-se: Excel e Power Point aceitam tudo. Nada melhor do que a ação para gerar progresso, e baseado nisso, permitir a ordem. Se você aguardar que sempre esteja tudo em ordem, também nunca conseguirá o progresso.

Vamos à prática:

Quem planeja bem, conhece seus números. Então, o primeiro passo para avaliar sua operação hoje é buscar informações ou indicadores. Vou citar aqui algumas dicas de como fazer isso de maneira simples e direta, indicando pontos cruciais para o controle de uma operação “.com”:

Separe as informações em: Operações, Comercial, Financeira e Fiscal.

Em OPERAÇÕES, busque entender:

• Qual é a sua demanda de pedidos diária (quais seus dias de pico?)
• Qual é o seu tempo de back-office (onde dá para melhorar?)
• Seu estoque está organizado com Pareto (A, B, C) para garantir que o que mais gira esteja sempre mais perto?
• Seu processo de separação, embalagem e faturamento está organizado? Existe retrabalho? Existem pessoas demais? Ou faltam recursos?
• Existe gargalo na atualização de dados em plataforma ou marketplaces? Isso impacta em cancelamentos, preços ou estoques desatualizados?

Ou seja, tenha um olhar crítico sobre tudo que faz, entenda cada passo do seu processo. Inclusive, comece por aí: você tem um processo definido?

Em COMERCIAL, busque entender:

• Qual é a sua curva ABC de Faturamento? Por produto, por marca, por categoria, por marketplace, estado etc.
• Qual é o seu ticket médio? Conheça por categoria, por canal de venda e entre outros.
• Qual é o seu ranking de rentabilidade? Importante entender o comparativo com o ranking de faturamento, estabelecer uma relação de rentabilidade por categoria de produto, por marketplace…
• Suas compras são adequadas? Sobram ou faltam produtos? As compras são baseadas em números ou apostas?
• Quais ações com fornecedores ou marketplaces poderiam ser realizadas?
• Quais produtos têm publicidade rolando que você poderia aproveitar?
• Quem são seus ladrões de margem?

Ter clareza nesses números vai te ajudar a criar estratégias e estabelecer diretrizes para cada categoria de produto, cada marketplace, cada negociação com gerente de conta ou fornecedor e cada ação publicitária.

Em FINANCEIRO, fique de olho:

• Qual é o seu custo fixo? Qual seu custo financeiro?
• Você conhece com clareza todas as despesas que incidem sobre suas vendas no markeplace hoje?
• Como está sua disponibilidade de caixa?
• Quantas vezes teve que fazer antecipação? Como isso impactou em sua margem?
• Existe estoque (DINHEIRO) parado? Você tem levado isso em consideração para precificar?
• Suas despesas estão controladas? Quanto você já comprou esse ano? Quanto gastou com fretes? Quanto gastou com reversa?
• Seu ciclo financeiro está adequado? Existe um equilíbrio entre os prazos de pagamento e recebimento?

Controle financeiro está nos detalhes, cada despesa não planejada pode impactar diretamente na última linha do balanço.

Em FISCAL, tenha consciência:

• Qual é a sua carga tributária real?
• Está no regime tributário mais adequado para seu volume atual ou projetado para os próximos ciclos?
• Existe risco tributário sobre sua operação? Tem criado “estratégias” que te colocam em perigo a médio e longo prazo?
• Já calculou o custo operacional de “manobras” ou ajustes fiscais?

O “custo Brasil” existe, regras são estabelecidas, e estar bem calçado nesse aspecto faz toda diferença.

Você nunca faz uma viagem sem olhar antes se tem combustível suficiente. Provavelmente, durante o trajeto verifica o rendimento médio, e ao finalizar, checa se os cálculos estavam certos para a próxima viagem.

Esse é o mesmo mindset que deve aplicar em sua empresa. Os pontos de checagem que coloquei são apenas alguns em um universo gigante. Conhecê-los, compará-los, criar metas para cada um, planejar limites e executar ações para cada item que fizer sentido para sua operação deve te dar o privilégio de ter CONTROLE, de investir tempo e dinheiro onde realmente possa gerar valor.

Encerro perguntando novamente: A falta de tempo para planejar tem feito você gastar para refazer?  Espero que de alguma forma esse artigo tenha te dados insights e colocado luz em pontos de planejamento necessários para gerar segurança e constância aos seus resultados.